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加強養老院電算化會計檔案管理的對策

時間:2019-08-14 來源:未知 作者:依依 本文字數:4992字

  摘要:基于互聯網技術的快速發展, 會計電算化已經成為企事業單位財務信息管理的重要載體, 完善會計電算化檔案管理不僅為企事業管理者提供準確的會計信息, 而且還大大促進了會計工作模式的創新, 提高了我國財務工作水平。然而基于多方面因素的限制我國會計電算化檔案管理工作還存在不少問題, 本文以某民營養老院為例, 分析會計電算化檔案管理與利用所存在的問題, 最后提出相應的解決對策。

  關鍵詞:會計電算化; 檔案; 財務信息;

會計電算化畢業論文

  基于“互聯網+”及我國會計理論的不斷發展, 會計電算化已經成為會計工作的發展方向, 成為規范基礎會計工作的主要手段。會計電算化檔案除了包括傳統概念上的電子會計檔案之外, 其還包括會計電算化過程中形成的各種紙質財務文件等。在資本市場日益完善, 養老院間競爭日益激烈的環境下, 加強會計電算化檔案管理與利用對提高養老院發展戰略的科學性、規范養老院財務信息具有重要的現實意義。

  一、會計電算化檔案管理的特點

  會計電算化檔案的產生是基于經濟發展管理的需要, 會計信息的記錄與保存無論對養老院的未來發展還是對反映養老院的歷史都具有重要的信息支持依據, 傳統的會計檔案管理存在丟失、信息記錄不完善, 保存過程容易被人為篡改的風險, 而會計電算化依托計算機技術有效的解決了上述問題。通過對遼寧省某養老院會計電算化檔案管理工作的研究, 總結出會計電算化檔案具有一下特點:

  (一) 會計電算化檔案涵蓋的信息比較廣泛

  相比紙質的會計檔案而言, 會計電算化檔案涵蓋的信息比較廣泛, 其不僅包括傳統的會計信息內容, 而且還包括會計電算化過程中形成的各種會計信息文件等。例如通過會計電算化檔案可以快速的查閱到具有一定年限的會計信息, 大大提高了會計信息的應用效率, 為養老院的發展戰略制定提供了科學、快捷的財務信息依據。

  (二) 會計電算化檔案需要依賴于一定的環境支持

  相比傳統的會計檔案管理模式, 會計電算化檔案需要依賴于一定的環境支持:一方面需要社會環境。從社會生產力角度分析, 只有在社會發展到互聯網技術時代, 才能促進會計電算化模式的發展, 如果當前社會氛圍不支持會計電算化發展, 那么無論采取什么樣的措施都不能將會計電算化廣泛應用到財務管理中;另一方面會計電算化檔案需要以互聯網技術為依托。網絡化是會計財務檔案管理的必然趨勢, 在財務信息化背景下, 會計電算化的應用必須要實現共享, 為此需要在相應的軟件環境和硬件配套設施中運行。

  (三) 會計電算化檔案對安全性、完整性的要求更高

  提供準確、真實的財務信息是會計檔案存在的基礎, 雖然會計電算化大大提高了財務工作效益, 但是在會計電算化條件下, 存在不法分子利用網絡技術修改記錄在磁盤或者光盤上所存在的會計信息的行為, 一旦磁盤信息被修改, 很難辨別其“原貌”, 因此需要對會計電算化檔案進行嚴格管理。另外因為環境問題容易導致會計信息磁盤的損壞等, 因此也需要對會計檔案磁性介質進行管理。

  二、某養老院會計電算化管理與應用所存在的問題

  該養老院位于沈陽和平區, 屬于私營養老機構, 該養老院有200多名入住老人, 截止到目前為止, 養老院的財務管理基本實現會計電算化工作模式, 尤其是在國家提出“互聯網+”戰略之后, 養老院加強了對會計電算化應用力度, 無論是在會計人員專業素質, 還是在硬件設備投入上都有了很大的提升, 但是我們也清晰的認識到該養老院在會計電算化檔案管理與應用所存在的問題:

  (一) 養老院管理者對會計電算化檔案管理缺乏客觀認識

  為了真實的反饋該養老院會計電算化檔案管理工作的現狀, 筆者對養老院員工關于會計電算化檔案的認知進行問卷調查, 通過對問卷調查結果統計, 存在以下問題:一是養老院管理者對會計電算化檔案的認識存在偏差。在經濟新常態下, 尤其是在東北重工業產業結構調整的關鍵時期, 養老院管理者將工作重點放在養老院戰略轉型上, 認為會計電算化檔案屬于對養老院過去財務信息的記錄, 其作用就是為外部審計以及相關部門的行政檢查提供相關信息的, 而不會為養老院的經濟效益帶來任何的好處, 為此養老院沒有建立系統的會計電算化檔案管理體系;二是過分強調電算化會計檔案的保密性, 忽視了電算化會計檔案功能的發揮。實施會計電算化之后要求養老院加強對會計信息的安全管理, 避免被非法用戶修改與竊取財務信息, 但是該養老院在會計電算化檔案管理中存在過度追求保密, 而導致一些會計檔案需求者被拒之門外。

  (二) 會計電算化檔案管理制度缺失

  制度建設是規范會計電算化檔案管理的重要依據, 但是該養老院關于會計電算化檔案管理的制度存在較多的問題:首先是養老院的會計電算化檔案制度不健全。通過對養老院現有制度的分析, 該養老院的檔案管理制度幾乎完全是照搬其它養老院會計電算化檔案管理的條款, 而忽視與本養老院實際工作的結合。例如養老院對檔案管理人員的職責沒有明確規定。養老院基于節省成本的考慮沒有設置專門的電算化財務檔案管理人員, 沒有建立工作崗位責任制;其次缺乏有效的激勵機制。由于缺乏完善的激勵機制導致工作人員在具體的工作中存在懶惰、推卸責任的現象, 例如該養老院對損壞會計電算化檔案的人員沒有實施懲罰, 同時對于在工作中表現積極的人員進行獎勵, 結果影響會計電算化檔案管理工作的發展。

  (三) 電算化會計檔案管理工作人員綜合素質有待提高

  該養老院屬于中型資源生產型養老院, 目前該養老院財務管理部門一共有5名工作人員, 通過對養老院財務部門工作人員結構調查, 3名工作人員具有大專學歷 (其中2名屬于自考途徑獲得大專學歷) , 另外兩名具有大學本科學歷。他們的年齡集中在40歲到55歲之間。總體看養老院財務人員的綜合素質存在以下問題:一是工作人員的業務能力不強。通過調查該養老院的財務管理人員的年齡偏高, 因此他們在計算機應用方面存在一定的缺陷, 這樣導致他們操作計算機的能力偏差, 因此他們在進行電算化檔案管理時存在技術不熟練的問題;二是會計電算化檔案管理人員的責任意、安全意識不高。會計電算化檔案依托于計算機設備, 因此其存在被篡改或者因為設備故障而導致信息丟失的可能性, 因此需要檔案管理人員做好數據的備份和對相關資料的整理, 而在這方面卻是財務人員缺失的。

  三、加強養老院電算化會計檔案管理的對策

  基于養老院戰略發展的需要, 該養老院逐漸意識到會計電算化檔案管理與利用的重要性, 并且也在積極的采取對策改善養老院會計電算化檔案所存在的種種問題, 因此本文結合相關理論知識與實踐研究, 提出加強養老院會計電算化檔案管理的具體對策:

  (一) 進一步完善電算化會計檔案管理的相關法律法規

  在日益復雜的資本市場環境下, 養老院財務管理工作的形勢日益嚴峻, 尤其是當前高發的財務舞弊事件背景下, 我國要基于會計電算化檔案管理的現狀, 進一步豐富與完善我國的相關法律法規:一是國家要盡快出臺關于促進會計電算化檔案管理的立法。以便更好的服務于養老院會計電算化檔案管理工作的需要;二是要保證立法的可操性。針對當前法律所存在的缺乏可操作性的問題, 我國在立法的時候一定要保證各項立法體系具有較強的可操作性;三是建立嚴格的法律責任追查機制。針對當前互聯網惡意入侵而導致的會計信息丟失。損壞的問題, 我國要及時針對互聯網犯罪的特點, 明確法律責任, 并且將法律懲治規定明確化, 以此形成震懾力。

  (二) 提高養老院管理者的會計電算化檔案意識

  養老院管理者尤其是私營養老院管理者對于養老院的發展具有關鍵性的作用, 養老院管理者的思維決定了養老院各項工作的成效, 結合該養老院管理者對會計電算化檔案管理所存在的認識偏差問題, 需要采取以下措施給予改正:一是養老院管理者要樹立正確的會計檔案管理價值觀, 認識到強化會計電算化檔案管理對養老院效益的重要意義。會計電算化檔案不僅是記錄養老院過去財務信息的載體, 而且還能為養老院的戰略發展提供科學、準確的信息, 能夠為養老院的利潤增長保駕護航;二是養老院管理者在強化保密意識的同時也要建立權限管理的思維。電算化會計檔案對于養老院的發展尤為關鍵, 尤其是一些關鍵性的財務信息具有保密性質, 因此養老院管理者在強化會計電算化檔案保密措施的同時, 也要建立相應的權限應用機制, 以此讓具有權限的人員使用相應的財務信息, 為養老院的發展提供科學的財務信息。

  (三) 完善養老院會計電算化檔案管理制度

  建立完善的制度是保證會計電算化檔案管理工作的基礎, 結合該養老院當前的制度建設現狀, 應該從養老院會計電算化基礎工作入手:首先建立電算化財務檔案歸檔制度。養老院要明確電算化財務檔案的歸檔范圍。由于該養老院屬于資源型養老院, 因此除了一般性的財務檔案之外, 還需要將各種會計憑證等信息納入到檔案管理范疇中。另外養老院也要對電算化財務檔案進行嚴格的保管, 尤其是對電算化方式生成的憑證等文件進行保存, 同時對于各種數據保存的載體進行保管, 做到防壓、防潮以及防消磁的工作;其次建立電算化財務檔案的借用手續制度。在養老院的戰略制定中需要依賴于科學的會計信息, 而會計電算化檔案承載著養老院所有的財務信息, 因此在實際管理中存在財務檔案借用的現象, 為提高財務信息的安全性, 需要建立借用手續制度, 例如對于本單位內部人員借閱財務檔案時必須要經過養老院管理者的授權, 并且經過財務管理人員的認可之后才可以進行查閱相關的財務信息;再次建立備份制度。為避免因為設備損壞或者人為因素而而知會計電算化檔案信息丟失的問題, 需要建立備份制度, 定期對現有的財務信息進行備份儲存;最后建立基于不同用戶的授權制度。養老院需要根據不同管理崗位設定不同的授權權限制度。例如養老院管理者可以進入養老院會計電算化系統中, 觀看養老院核心財務信息, 但是其卻不能享有修改財務信息的權限。

  (四) 提高養老院電算化會計檔案管理人員的綜合素質

  養老院電算化會計檔案管理人員的素質決定著電算化會計的發展水平, 因此在互聯網技術快速發展的環境背景下, 養老院財務人員要不斷的提高自身的專業素養和職業道德:一是提高業務能力, 關注前沿理論知識發展動態。相比傳統的會計工作模式, 會計電算化不僅要求工作人員要具有較高的專業知識, 而且還要具有較強的計算機應用能力, 因此要求工作人員要懂得熟練的計算機應用能力。針對當前養老院財務工作人員年齡偏大的問題, 養老院要從計算機應用能力的基礎培訓入手, 逐步提高他們的計算機應用能力。同時養老院也要加大人才招聘力度, 向高校招聘具有較高綜合素質的會計專業人才, 形成相互幫助、相互依托的工作氛圍;二是加強對會計電算化檔案人員的職業道德教育。在會計電算化工作模式下, 會計信息的準確性較高, 但是工作人員尤其是一線工作人員對財務信息的影響也是比較大的, 因為財務工作人員對系統享有一定的修改權, 因此如果他們的職業道德不高, 那么很容易在錄入財務信息時存在私心, 導致財務數據缺乏準確性。

  (五) 加強對會計電算化檔案管理工作的投入力度

  基于會計電算化檔案管理工作的需要, 養老院要在現有的基礎上進一步加強對會計電算化檔案管理工作的支持力度:首先要做好軟硬件基礎設施的建設。在硬件設施建設上養老院要結合財務管理工作購置高配置的計算機設備, 并且要建設硬件設施達標的財務工作室, 保證不能因為設備老化等問題而導致設備出現人為因素的故障;其次要做好軟件系統的安全措施, 做好數據抽取技術、數據挖掘技術以及數據倉庫技術。在養老院會計電算化檔案管理中一定要做好軟件系統的安全維護, 例如為了保證財務數據儲存形式的連續性, 需要定期對軟件進行升級, 然而在升級的過程中需要做好安全防護工作, 應用病毒查殺技術、防火墻技術;最后選擇適合性強的應用軟件。當前財務軟件的種類比較多, 因此養老院需要結合自身的特點選擇適用性較強的軟件。結合本養老院的實際情況選擇SAP電算化財務管理信息系統。

  電算化會計檔案代表著未來會計現代化、規范化的發展方向, 和傳統意義上的會計檔案相比它擁有無法比擬的優勢, 經過合理的整理和利用將使決策者在遵循市場經濟規律的前提條件下, 制定出適合自身發展的行為規范, 改善經營管理、提高經濟效益。但是, 隨著信息技術的不斷發展, 還會涌現很多新問題, 需要認真研究新情況, 解決新問題, 與時俱進, 將先進的技術設備、技術手段和技術成果引入到檔案管理實踐中, 方可滿足信息時代電算化會計檔案管理的新要求。

  參考文獻
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